Accompagnement au déploiement du parapheur iXBus

Cap Atlantique, communauté d’agglomération, cherchait à sécuriser et simplifier son processus de signature de documents. Pour cela, Cap Atlantique a décidé de déployer iXBus, une solution de parapheur électronique innovante. Cette mission nécessitait une expertise en transformation numérique afin de maximiser l’efficacité du système et garantir une transition en douceur.

REALISATIONS

Notre première tâche a été de formaliser le processus cible global « Dématérialisation de la chaîne comptable », qui comprenait le bon de commande, le service fait, et l’archivage. Cela a permis de définir clairement les attentes et les objectifs de la mission.

Nous avons ensuite échangé techniquement avec la société GFI afin de qualifier le connecteur GED, optimiser le processus de signature des bons de commandes et récupérer les factures en attente de service fait. Cette étape a nécessité une collaboration étroite et une communication transparente afin d’aligner toutes les parties sur les objectifs et les exigences du projet.

Nous avons testé différents scénarios et avons réalisé ou modifié et créé des scripts en fonction des besoins identifiés lors des tests. Cette phase de tests a été essentielle pour garantir que le système fonctionnait comme prévu et pour identifier et résoudre les problèmes potentiels avant la mise en production.

Nous avons rédigé des guides et des procédures pour les futurs utilisateurs et avons accompagné l’organisation des formations iXParapheur. Cette étape a permis d’assurer que les utilisateurs disposaient des connaissances et des compétences nécessaires pour utiliser efficacement le nouveau système.

Enfin, nous avons cherché une solution pour optimiser la gestion des certificats RGS 2* et avons géré les incidents et demandes des utilisateurs.

RESULTATS

Le déploiement du parapheur iXBus a été un franc succès. Grâce à notre accompagnement, le processus de signature des documents a été considérablement simplifié et sécurisé. Les utilisateurs ont bénéficié de formations approfondies et disposent maintenant de guides et de procédures clairs pour les aider à utiliser le système.

Le système a été optimisé grâce aux tests et aux améliorations apportées lors du projet, ce qui a permis d’assurer une transition en douceur vers le nouveau processus. Les incidents et demandes des utilisateurs ont été gérés de manière efficace, garantissant un haut niveau de satisfaction des utilisateurs.

En fin de compte, Cap Atlantique a bénéficié d’une transformation numérique réussie, améliorant l’efficacité de ses processus internes et augmentant la satisfaction de ses utilisateurs.