Améliorer les processus de travail - Réduire les temps de traitement et de décision - Gagner en transversalité

Île-de-France Mobilités, l’autorité organisatrice des transports de la région Île-de-France, a identifié un besoin d’amélioration de ses processus de travail. L’objectif était de réduire les temps de traitement et de décision et d’augmenter la transversalité entre les services. Dans ce cadre, elle a fait appel à notre expertise pour l’accompagnement au déploiement d’une solution de gestion des actes administratifs.

REALISATIONS

Notre intervention a commencé par la coordination du projet, impliquant l’organisation de COPROJ et de COPIL réguliers, la gestion du planning et la création de la matrice RACI du projet. Nous avons ensuite réalisé une spécification détaillée des besoins fonctionnels afin de paramétrer la solution.

Après avoir assisté la DSI dans sa prise de décision pour le paramétrage, nous avons facilité les échanges avec l’éditeur et l’infogérant pour l’installation et le paramétrage de la solution.

Nous avons ensuite piloté la recette, impliquant la rédaction du cahier de recette, la pré-recette, le guidage des utilisateurs référents pour la réalisation de la recette et la remontée des anomalies, bugs et erreurs à l’éditeur.

Nous avons également élaboré un plan de formation, créé des fiches tutoriels, formé les utilisateurs et transféré les compétences à l’équipe référente. Cela a permis à l’équipe de devenir autonome sur le sujet.

Enfin, nous avons conduit le changement, en identifiant les points de blocage et en proposant des solutions appropriées. Nous avons conseillé sur les évolutions à envisager sur le logiciel et réalisé le bilan du projet.

RESULTATS

La mise en place de la solution de gestion des actes administratifs a permis à Île-de-France Mobilités d’améliorer ses processus de travail, de réduire les temps de traitement et de décision et de gagner en transversalité entre les services. La solution AIRS Délib et Web Délib s’est révélée être un outil efficace pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation.

L’accompagnement tout au long du projet, de la définition des besoins à la formation des utilisateurs, a été un facteur clé de succès. L’accent mis sur la conduite du changement a permis d’assurer une transition en douceur vers la nouvelle solution.

Au final, Île-de-France Mobilités a noté une amélioration significative de l’efficacité opérationnelle grâce à la nouvelle solution mise en place. Le projet a démontré l’importance d’une approche intégrée dans la transformation numérique des organisations publiques.