Assistance à maîtrise d’ouvrage pour la mise en œuvre de la dématérialisation du courrier

La Ville de Versailles se trouve confrontée aux défis du 21ème siècle et cherche à moderniser son administration. L’objectif était de simplifier les démarches administratives et d’intégrer les nouvelles technologies de l’information et de la communication. Pour cela, un projet d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour la mise en œuvre de la dématérialisation du courrier a été lancé.

REALISATIONS

La première étape de notre intervention a consisté en un état des lieux des flux de documents transitant actuellement par le service courrier et le service reprographie, ainsi que des traitements actuels concernant les courriers papier. Cette cartographie détaillée a permis de comprendre les processus existants et de cibler les domaines clés pour l’optimisation.

À partir de ce diagnostic, nous avons élaboré des préconisations pour optimiser les flux de courrier dans le contexte de mise en œuvre de la dématérialisation et de la transversalité entre services. Pour cela, nous nous sommes appuyés sur l’architecture SI déjà déployée au sein de la collectivité.

Finalement, nous avons défini l’organisation cible en cohérence avec les orientations retenues par la collectivité à l’issue des préconisations. Nous avons notamment abordé les impacts organisationnels et proposé des plans d’action adaptés.

RESULTATS

Le projet de dématérialisation du courrier de la Ville de Versailles a permis de simplifier et d’accélérer les processus administratifs. Les services de courrier et de reprographie ont été optimisés, rendant l’ensemble du flux documentaire plus fluide et efficace.

Les technologies déployées, notamment iXCourrier, iXCapture et eSedit, ont permis de moderniser le traitement du courrier et d’intégrer les nouvelles technologies de l’information et de la communication.

La Ville de Versailles, grâce à ces améliorations, a pu offrir à ses administrés une meilleure expérience en termes de traitement des demandes et de réponse aux courriers, tout en se dotant d’un système plus écologique et durable. En définitive, ce projet a renforcé l’efficacité de la gestion administrative de la Ville, soulignant l’importance de la transformation numérique dans le secteur public.