Démat. ADS : comment s’affranchir du double flux papier / numérique ? Le cas de Mauges Communauté

La dématérialisation des autorisations d’urbanisme représente un enjeu majeur pour de nombreuses collectivités territoriales. En effet, le maintien d’un double flux papier / numérique peut entraîner une charge de travail supplémentaire, une perte de temps et des coûts importants. C’est dans ce contexte que Mauges Communauté, agglomération de 120 000 habitants située en France, a lancé un projet ambitieux visant à atteindre 100 % de dématérialisation des autorisations d’urbanisme d’ici la fin du mandat.

Mauges Communauté, qui regroupe aujourd’hui six communes nouvelles issues de la fusion de 65 anciennes communes, a fait le choix dès sa création en 2016 d’utiliser le logiciel Cart@ds pour l’instruction des actes d’urbanisme. Un service instructeur commun a été mis en place pour traiter l’ensemble des actes pour le compte des communes nouvelles. Cependant, la coexistence du dépôt de dossiers sous format papier et dématérialisé a engendré un double flux papier / numérique, source de complexité et de difficultés pour les services de Mauges Communauté.

Face à cette problématique, un audit a été réalisé afin d’identifier les faiblesses et les défis internes ainsi que les menaces externes liées au processus de dématérialisation. L’étude a révélé que le logiciel Cart@ds était sous-exploité, ne disposant que de 30 à 40 % de ses fonctionnalités. 

Parmi les principales faiblesses identifiées figuraient la décentralisation de la pré-instruction, les problèmes de paramétrage, les différences notables dans la pré-instruction et l’absence de numérisation des documents. Les menaces comprenaient une communication non homogène, des numérisations défectueuses réalisées par certaines communes et une résistance au changement.

Suite à cet état des lieux, un plan d’actions a été élaboré pour remédier à ces problématiques. Les principales mesures mises en place étaient les suivantes :

1. Harmonisation et optimisation des processus de pré et post instruction : Mauges Communauté a mis en place des points de centralisation pour regrouper les dossiers et harmoniser les méthodes de travail. Une charte de saisie a été rédigée afin d’assurer l’uniformité des informations renseignées dans le logiciel.

2. Amélioration des usages, outils et services numériques existants : Deux administrateurs ont été désignés pour gérer le paramétrage du logiciel Cart@ds et accompagner les agents dans son utilisation. Une commission regroupant les élus en charge de l’urbanisme a été créée pour assurer le suivi du projet.

3. Numérisation des dossiers : Mauges Communauté a opté pour la numérisation fidèle des dossiers dès leur réception. Un prestataire externe a été choisi pour assurer cette tâche, en garantissant le respect de la norme NF Z42-026 pour la fiabilité des copies numériques. Des formations ont été dispensées au prestataire pour s’assurer de la qualité des numérisations et des préparations de dossiers.

Grâce à ces actions, Mauges Communauté a réussi à se passer totalement du flux papier depuis le 6 décembre 2022. Cependant, d’autres points sont encore en cours de traitement, tels que la signature électronique des documents, l’archivage électronique des dossiers et l’envoi des arrêtés par lettre recommandée électronique.

La mise en place d’une telle transformation numérique représente un investissement conséquent pour une collectivité territoriale. Cependant, Mauges Communauté a su s’appuyer sur ses ressources internes, tout en réalisant une importante démarche de pédagogie et d’accompagnement. La mobilisation des élus, l’implication des agents et la communication multicanale ont été des clés essentielles de la réussite du projet.

En conclusion, le cas de Mauges Communauté démontre qu’il est possible de s’affranchir du double flux papier / numérique en matière d’autorisations d’urbanisme grâce à une démarche de dématérialisation bien pensée et structurée. La volonté politique, l’harmonisation des processus, l’amélioration des outils numériques et la numérisation des dossiers sont autant d’étapes essentielles pour parvenir à une gestion efficace et fluide des actes d’urbanisme.