La dématérialisation des autorisations d'urbanisme - Gérer le double circuit papier/numérique

ALLER PLUS LOIN DANS LA DÉMARCHE DE NUMÉRISATION DE LA DEMAT. ADS

Dernièrement dans notre article consacré à la Demat. ADS nous vous parlions de la gestion du double circuit numérique/papier des documents d’autorisations du droit des sols.

Cette fois-ci nous allons parcourir plus en détail cette notion souvent oubliée de la Demat. ADS.

En effet, comme nous avons pu le voir dans les retours d’expériences que nous avons pu recenser auprès de plusieurs collectivités, peu se sont penchées sur cette solution car complexe au premier abord.

LA DEMAT. ADS : TRANSFORMER LA CONTRAINTE EN LEVIER !

Si la contrainte réglementaire du 01/01/2022 impose la Demat. ADS aux collectivités concernées cela implique quand même de se poser d’autres questions.

La collectivité doit mettre à disposition des pétitionnaires un dispositif numérique pour déposer ses demandes certes mais pour les pétitionnaires aucune obligation !

Ils peuvent toujours déposer leurs demandes aux guichets des services d’urbanisme au format papier.

Dès lors, une vraie question s’impose à la collectivité qui va devoir gérer le double flux papier/numérique.

Mais au-delà de la volonté d’aller plus loin que la notion réglementaire et technique d’élaborer un schéma d’instruction totalement dématérialisé, la collectivité doit alors faire face à des contraintes multiples :

• Juridiques : Conventionner avec les villes dans les métropoles par exemple, conserver les dossiers papiers ou viser une numérisation certifiée (valeur probante),
• Logistiques : Acheminer les dossiers papiers récoltés des différents guichets dans le cas de guichets multiples,
• Ressources Humaines : Accompagner les agents au changement vers la mutation de leur fonction (formations, reconversion, GPEC),
• Investissements : Acheter les matériels de numérisation.

En effet, on comprend vite alors que dans la gestion totalement dématérialisée, l’intégration d’un schéma tel que celui-là ne peut se restreindre à une simple réponse logicielle et une problématique informatique avec l’éditeur !

Nous vous proposons au travers d’un cas client concret de voir le champ des possibles.

CAS CLIENT : BORDEAUX MÉTROPOLE : LE PROJET URBASMART

Bordeaux Métropole a fait appel à ALLEA il y a quelques mois pour élaborer une étude afin de les aider à arbitrer le fait d’avoir recours à une cellule de numérisation en interne ou externalisée (tout ou partie).

Plus de 4 scénarios étudiés par ALLEA ont été proposés et soumis au projet UrbaSmart pour faire cet arbitrage.

Côté juridique

Toutes les villes n’étant pas sous convention métropole et donc n’ayant pas accès aux aspects mutualisés des services d’urbanisme, il a fallu intégrer les spécificités liées à certaines de disposer de leur propre direction de l’urbanisme.

Il a fallu aussi prendre en compte la volonté conjointe des archives et de la métropole de viser la destruction des originaux papiers (qui représentent une taille considérable) par la mise en place d’une chaine de numérisation totalement dématérialisée à valeur probante (Norme NF544, Z42-026).

Côté logistique

Les guichets étant assez éloignés les uns des autres car sur un vaste territoire, il a fallu étudier nombres de scénarios pour optimiser le flux documentaire logistique. Prendre en compte les contraintes de temps est majeur car les délais d’instruction courent dès le dépôt du dossier.

Coté RH

Transformer un guichet d’urbanisme en point actif d’une cellule de numérisation n’est pas simple car cela implique une refonte de la fiche de poste, des formations des agents et un impact sur la mobilité, la GPEC et donc aussi des aspects financiers liés aux ressources humaines.

Côté Investissement

Les cellules de numérisation doivent intégrer des matériels spécifiques et couteux pour certains devant la pluralité des supports (de A4 à A0).

De plus, l’aspect réglementaire imposant une numérisation rapide pour ne pas grever les délais d’instruction, imposent d’avoir des plans de continuité et de reprise d’activité (PCA/PRA) lors d’une panne d’un matériel (Doubler le matériel, délais de réparation garantis, …).

Le livrable ALLEA

Après avoir étudié :

• Contraintes (réglementaires, juridiques, RH, logistiques, financières,
• Données (précédemment récoltées lors d’atelier sur les process métiers, volumes de dossiers traités sur la métropole),
• Solutions (internalisation et/ou externalisation en tout ou partie des process).

Nous avons donc élaboré plusieurs scénarios pour permettre au COPIL du Projet UrbaSmart de faire un choix éclairé sur comment au mieux mettre en place une chaine totalement dématérialisée certifiée à valeur probante.

Ainsi Bordeaux Métropole va effectuer prochainement un test grandeur nature du scénario choisi, à savoir :

• Traitements métiers des dossiers par les agents des guichets (villes et métropole),
• Transport par navette des différents dossiers vers une cellule d’acheminement d’un prestataire externe,
• Numérisation des dossiers en masse par un prestataire externe au format certifié Z42-026 conforme à la norme NF544 qui permet à Bordeaux Métropole de ne conserver que l’archive numérique comme preuve originale. Intégration directe des archives numériques dans le SI de gestion des ADS.
• Retour vers Bordeaux Métropole des dossiers numérisés par le prestataire pour destruction,
• Rebouclage du process de numérisation en cas de demande de pièces modificatives ou supplémentaires.

Pour l’élaboration de cet article nous avons volontairement restreint l’exhaustivité des points pour en garder la substance nécessaire à la compréhension de la problématique.

Remerciements

Nous remercions le projet UrbaSmart et les équipes connexes au projet de nous avoir fait confiance dans cette mission et celles qui vont suivre (nous accompagnons actuellement Bordeaux Métropole dans la phase suivante à savoir l’AOP pour la numérisation « copie fiable » et l’analyse des offres).

ALLEA, ACTEUR DE L’URBANISME ET DES PROJETS DE DEMAT. ADS

Dans un prochain volet sur la Demat. ADS nous vous proposerons de voir comment le BIM peut faciliter la démarche d’instruction et aussi interagir avec d’autres systèmes (SIG, …).

De manière plus transverse, ALLEA anticipe dès la conception de projet Demat. ADS, l’intégration des briques comme la numérisation copie fiable (Z42-026), le parapheur électronique, l’archivage électronique et accompagne ses clients dans les phases :

• Conduite de projet,
• AMOA (rédaction de CCTP, recherche et comparatif de solutions, veille informationnelle, …),
• AMOE comme par exemple sur la mise en place de POC ou la réalisation de connecteurs d’interopérabilité,
• et toujours aussi sur le plus long terme (Schéma Directeur des SI ou du numérique).

Si vous souhaitez d’autres compléments d’information sur le programme Demat. ADS :

• N’hésitez-pas à nous contacter
• Si vous aimez nos publications, n’hésitez-pas à suivre ALLEA sur LinkedIn

ALLEA adhère à la charte du Réseau Urbanisme & Numérique aux côtés de l’AMF, l’ACDF et le Ministère de la Cohésion des territoires et des Relations avec les collectivités territoriales.

LES RESSOURCES IDENTIFIÉES SUR LE PROGRAMME DEMAT. ADS PAR ALLEA

Vous pouvez retrouver plus de ressources sur le programme Demat. ADS dans notre précédent article

Si vous aimez nos publications, n’hésitez-pas à suivre ALLEA sur LinkedIn